El decálogo para ser más productivo y poner FOCO en las tareas más importantes
A estas alturas estarás buscando como loco técnicas y consejos que te den respuesta a cómo ser más productivo en tu día de trabajo. Conozco esa sensación, yo también he sufrido en carne y hueso la preocupación existencial de ganar horas al reloj.
Por eso hoy, quiero ponerte sobre la mesa mis mejores recursos para ser más productivo. Qué digo, el decálogo que toda persona debe tener en mente y seguir al dedillo para ser más productivo y poner foco en su trabajo.
¡Coge papel y boli, que me vengo arriba!
No empieces la casa por el tejado: Organízate
No cabe duda de que el primer motivo por el que estás leyendo este post es para organizar bien y de forma eficiente todas tus tareas. Así que empezaremos por lo esencial.
1. Crea tu propia rutina
Establece un hábito e incorpora distintas rutinas, incorporando actividades extralaborales. Ya sean hobbies, encuentros con amigos o familiares, porque estos, amigo, forman parte de tu vida, y son necesarios en tu vida social después de tu jornada de trabajo.
El primer paso es poner horarios a tu rutina. Si por la mañana necesitas una hora para hacer ejercicio, darte una ducha o arreglar a los niños, reserva tiempo para ello.
Intenta crear un horario realista para saber cuántas horas para trabajar tienes realmente al día.
2. Planifica la semana y organiza tu día
Si me conoces bien, y sino ya te lo digo yo, soy muy fan del mundo digital.
Tengo una agenda en papel, pero lo que más uso es mi versión digital todo en uno, mi mayor descubrimiento hasta ahora: ClickUp. Ya te la puedes ir descargando que la versión gratuita viene bastante completita. Te permite planificar un día, una semana, o todas las que quieras hasta meses y años. Y lo mejor de todo es… que puedes tener múltiples vistas de esos quehaceres: por listas, bloques, vista de calendario, y muchas otras.
Esta app, sincronizada automáticamente con mi Google Calendar, es una bendición. ¡Me emociono y todo!
Define y mide
3. Fíjate objetivos inteligentes
Llámalos como quieras, inteligentes o SMART. Como todo hoy día estas siglas vienen del inglés que vienen a decir lo siguiente:
Específicos (Specific): No vale decir “escribir”. ¿Escribir el qué?, ¿la lista de la compra?, ¿la newsletter de tu negocio?, ¿un blogpost?, ¿una carta a tu madre? ¡Claridad!
Medibles: deben ser cuantificables. Se debe medir el éxito o alcance de esos objetivos.
Alcanzables: Si trabajas con compañeros o socios, debes tener en cuenta su opinión acerca de estos objetivos, para que ambas partes trabajen por los mismos objetivos bajo mutuo acuerdo.
Relevantes: Se realista y no pongas las expectativas muy altas porque te decepcionarás. Ten en cuenta en qué etapa se encuentra tu negocio, y empieza bajito. ¡Ya habrá tiempo de crecer!
Tiempo: Necesitas poner una fecha límite. De carácter mensual, trimestral, semestral, ¡o anual! Puedes tener tantos objetivos como gustes.
4. Mide los resultados
En esta vida todo se mide. Sea el sector que sea siempre todo se basa en los números. Sean análisis de datos, informes de rendimiento, de ejecución, analíticas de interacción, de respuesta, de acciones, y un largo etc.
Bueno, ya lo viste en el apartado de objetivos, la capacidad de medición de resultados nos ayuda a ser conscientes de si el plan de productividad que estamos siguiendo funciona de verdad. Y si no, no cabe otra que cambiar algo en el proceso.
Divide y vencerás
5. Priorizar está al alcance de todos, pero solo algunos saben cómo hacerlo
Empieza tu día por el trabajo más tedioso. Aprovechando que estás más fresco que una lechuga aprovecha el foco y ponlo en esa tarea tan costosa. Lo demás será coser y cantar, ¡ya verás!
Después te aconsejo hacer una reflexión sobre lo que es urgente y lo que no, y lo que es de verdad, o no, importante para ti.
Aclaremos términos:
¿Qué es algo importante? Una actividad que te ayuda a conseguir uno o más de tus objetivos estratégicos.
¿Y algo urgente? Una actividad que requiere atención inmediata (normalmente para ayudar a conseguir los objetivos de otra persona).
Urgente e importante NO es lo mismo, así que aprende a priorizar lo que es importante y valorar lo urgente. Para ello, puede venirte genial usar la Matriz de Eisenhower, seguro la conoces, fíjate…
Con ella te será muy sencillo discernir entre lo que es urgente o importante, y en qué debes enfocarte.
- ¿Tienes una tarea urgente para ya, o mañana y es importante para ti? Hazla inmediatamente.
- ¿Tienes algo importante pero no es urgente? Planifica esa tarea de tal manera que puedas dedicar tiempo cada día hasta la fecha límite.
- ¿Te ha llegado algo que es urgente pero no es importante para ti? Delega, o reprograma la fecha de entrega.
- Y finalmente, si tienes que hacer algo que no es urgente y no es importante, muy simple: quítatelo de encima, ¡que ya bastante tienes!
Aprende a delegar
6. Delega de tú a tú
He oído más de una vez lo de “es que soy muy exigente y no sé si otros podrán hacerlo como lo hago yo”.
Eso, querido amigo, es una teoría, y te lo digo de primera mano (porque a friki del control no me gana nadie…). Debes mantenerte abierto al cambio, ser flexible ante nuevos métodos que esa persona puede traerte. Empieza por delegar tareas básicas para ir tanteando la forma de trabajar de esa persona, y poco a poco vas incorporando más volumen de trabajo.
Y sobre todo, aprende a delegar de forma eficiente también para ti.
No quieras delegar proyectos nuevos que ni siquiera tú puedes abordar, porque sólo conseguirás añadirte presión y tareas a tu lista, y terminar con la sensación de que delegar sólo te trae más trabajo del que ya tenías.
Touché!
Empieza delegando tareas de las que ya realizas habitualmente y tienes bajo control, de las que puedas crear un proceso y que realmente liberen horas en tu agenda y tu día a día.
7. Automatiza
Sí, me han llamado «Queen» de la automatización en alguna ocasión. Y es que soy súper fan de todas aquellas herramientas o sistemas que me ayuden a ahorrar tiempo y dinero (léase, a ser más eficiente).
Existen muchas tareas que una aplicación o software puede hacer por ti. El envío de newsletters, embudos de venta, cobros y facturación online, publicación de posts en redes y en tu blog, captación de tráfico, gestión de agenda, la entrega de productos digitales, métricas y datos… ¡y más de lo que te imaginas! Automatiza los procesos de esas tareas más mecánicas para quitarte la carga de trabajo que realmente no requiere tu dedicación.
Concentración...
8. Mantén el orden y elimina distracciones
Sabes eso de se distrae con una mosca… pues eso mismo.
Si trabajas en casa, te darás cuenta de que ves más desorden del habitual cuando estás trabajando, y la tentación de levantarte a picar algo, a pasar el polvo o poner una lavadora siempre está ahí. Si es tu caso, organízate de tal manera que esas tareas no interrumpan tus horas de trabajo, para que no te distraigas.
Y si tienes niños, más de lo mismo. Intenta ajustar tu tiempo de trabajo en aquellas franjas en las que están en la guarde o en el cole para poner el foco. Así luego podrás disfrutar de ellos sin culpabilidad cuando estén de vuelta.
Elimina distracciones y concéntrate. Protege tu tiempo de trabajo, de ti mismo y de los demás.
9. Aprovecha tus horas más productivas
Me acuerdo perfectamente de mi época universitaria. Yo era como un búho, estudiaba por la noche porque en el silencio y la calma me concentraba mejor. Aunque mi reloj biológico ha cambiado con los años, y ahora prefiero levantarme tempranito y aplicarme las horas de trabajo a primera hora, antes de que todos se levanten en casa. Depende de cada uno. Así que ya sabes, aprende a determinar tus horas más productivas del día.
Y lo más importante: aprovéchalas para realizar las tareas de foco y crecimiento de tu negocio. No te pongas a realizar tareas de gestión o de clientes, ¡en serio!
Tu bienestar...
10. Tu bienestar siempre va primero
Cuando emprendemos y tenemos nuestro propio negocio nos desvivimos por sacarlo adelante, por tener un buen flujo de trabajo todos los meses, y nos olvidamos de lo más importante: de nosotros mismos. Por si se te ha olvidado, eres el motor de tu negocio y tu salud va por delante, SIEMPRE.
- Te aconsejo relajar tu mente cuando estés desbordado. El pilates y la meditación van muy bien. Y tira de playlists en Spotify para ayudarte a concentrarte, relajarte o desconectar.
- Come bien. Mantén una dieta equilibrada. ¡Cocina! No tires solo de congelado por aprovechar más el tiempo en trabajar. El tiempo en la cocina debería estar en tu plan del día. De hecho si eres como yo, el batch cooking será tu nuevo mejor amigo.
- Duerme lo que tu cuerpo necesite. Si son 7 horas, 7; si necesitas 10, pues 10. Es importante que tu cerebro esté relajado para funcionar mejor. Y eso no es incompatible con madrugar, sólo necesitas organizarte. En mi caso por ejemplo, duermo de 23:00h a 06:00h, 7 horas para mi son más que suficientes.
- Haz pequeños descansos de 5 minutos cada hora, y no vale ponerse con el móvil. Tus ojos sufren con tanta pantalla, así que te agradecerán ese ratito de desconexión.
Más o menos esto es “todo” lo que debes tener en cuenta para ser más productivo. Si sigues todos estos pasos punto por punto, estoy segura de que notarás un gran cambio en tu productividad.
Se que es mucha info asi de golpe y porrazo, y lo más importante, muchas veces implica un cambio de hábitos que puede ser muy heavy si no estás acostumbrado. Así que mi consejo es que vayas introduciendo poco a poco de forma gradual estos cambios en tu vida, y verás como lo notas. Y si tienes dudas para planificarte tu tiempo estaré encantada de dar respuesta a todas tus consultas. Por si no lo sabes, me pirra la planificación, así que estás en buenas manos. ¿Hablamos?
Interacciones con los lectores